ExpertInnenrunde: Events in der Pandemie - LEAP/
, Oliver Engelbrecht

ExpertInnenrunde: Events in der Pandemie

Die Pandemie hat auf den Kopf gestellt, wie wir Events veranstalten und erleben. Einige VeranstalterInnen schauen zurück – und nach vorn.

von Oliver Engelbrecht
Lesezeit: 16 Minuten

Das erfährst du in diesem Beitrag:

  • Wie kamen Online-Marketing-VeranstalterInnen durch die Pandemie?
  • Was haben VeranstalterInnen in den letzten anderthalb Jahren gelernt?
  • Welche Pläne gibt es für die Zukunft?

Im vergangenen Jahr riss uns die Pandemie aus unserem normalen Leben.  Auf einmal gab es Masken, Lockdowns, flächendeckendes Homeoffice und vieles mehr, was im Januar 2020 noch undenkbar erschien.

Ein Sektor, den die Umwälzungen besonders getroffen haben, ist die Veranstaltungsbranche. Agile Veränderungen, null Planbarkeit und spontane Verdienstausfälle waren und sind für Kulturschaffende und Event-VeranstalterInnen seit nun anderthalb Jahren an der Tagesordnung. Und dies beeinflusst natürlich auch die Online-Marketing-Szene mit ihrem großartigen Angebot an kleinen und großen Events.

Von abgesagten Messen über eine abgebrochene CAMPIXX bis hin zu rein digitalen Konferenzen haben wir alle diese Auswirkungen gespürt. Doch was für BesucherInnen eine Umstellung bedeutet, ist für VeranstalterInnen zugleich ein Kampf mit täglich wechselnden Realitäten. Heute wollen wir daher ein paar von ihnen zu Wort kommen lassen.

Das beste vorweg: Bei den von uns befragten VeranstalterInnen regiert trotz allen Unwägbarkeiten weiterhin absoluter Optimismus. Und die Sicherheit, auch in  Zukunft lehrreiche und spaßige Zusammenkünfte organisieren zu können, die die Branche voranbringen – in welchem Rahmen auch immer.

Doch was haben KonferenzveranstalterInnen aus dem deutschsprachigen Raum in den letzten Monaten erlebt und gelernt? Hier erfährst du es.

Marco Janck, CEO @ CAMPIXX

Dein Event hat während der Pandemie stattgefunden. Inwiefern konnte die digitale Variante den Ausfall der Präsenzveranstaltung kompensieren?

Wir haben mit allen Online-Events keine guten Erfahrungen gemacht. Die Leads sind einfach zu schwach und die Zahlen oft gefaked. Wir werden uns weiterhin voll auf Offline konzentrieren mit Online als Content Marketing Möglichkeit. Offline ersetzt NICHTS.

Was hast du (als Veranstalter oder Teilnehmer) bei digitalen Events gelernt, das dir zukünftig auch für Präsenzveranstaltungen helfen wird? Was sind für dich die Vor- und Nachteile bei rein digitalen Veranstaltungen?

Das einzige Learning ist, dass wir Menschen die Gelegenheit geben müssen, sich zu fokussieren. Das geht nicht am Büro-Rechner. Der Fokus für möglichst viele und der Zuschnitt auf die Probleme wird ein Arbeitsziel für unsere Events sein.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Sobald die Pandemie im Griff ist und/oder wir sicher mit 2G arbeiten können (siehe Hamburg), gehen wir wieder in die Präsenz und haben das mit der Summer CAMPIXX auch schon unter 3G gemacht. Mit 85 % Geimpften haben wir gesehen, dass wir eine sehr vernünftige Community haben.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

Community rettet dir den A.. Große sachliche Anbieter hatten deutlich mehr Schwierigkeiten als Events mit einer Community. Das betrifft speziell Bereiche von Umbuchung oder Verrechnung. Und … viele kleine Offline-Events sind in Zukunft sicherlich besser als ein großes Event.

Sandra Finlay, Conference Director @ Rising Media

Dein Event hat während der Pandemie stattgefunden. Inwiefern konnte die digitale Variante den Ausfall der Präsenzveranstaltung kompensieren?

Rein virtuelle Events und Hybrid Events. Wir hatten bereits eine Woche nach Beginn der Pandemie im März 2020 zwei große Events auf ein rein virtuelles Format umgestellt (SMX und AllFacebook Marketing). Beide Events haben im Sommer 2020 nochmals als Hybrid Events stattgefunden. Seitdem haben wir eine ganze Reihe an Events in beiden Formaten im Programm. Virtuelle Events haben sich inzwischen als eigenständiges Format gut etabliert.

Der Zeitaufwand ist zumindest bei großen Events immens hoch und wird meistens unterschätzt. Die Teilnehmerzahl ist deutlich schwerer vorherzusagen, da die No Show Rate auch höher ist. Aber natürlich erschließt man auch neue Zielgruppen durch das virtuelle Angebot und durch den Wegfall der Vor Ort Logistik sind kleinere Events, die wir inzwischen regelmäßig anbieten, eine spannende Plattform auch um mit bestehenden Kunden im Gespräch zu bleiben. Hybrid Events sind ein tolles Format um allen gerecht zu werden. Das große ABER sind im Moment die Kosten und der Aufwand, die es sehr schwer machen, solche Events rentabel anzubieten.

Was hast du (als Veranstalterin oder Teilnehmerin) bei digitalen Events gelernt, das dir zukünftig auch für Präsenzveranstaltungen helfen wird? Was sind für dich die Vor- und Nachteile bei rein digitalen Veranstaltungen?

Dass wir immer flexibel bleiben müssen. Wir hatten ja auch schon vor der COVID Pandemie Ereignisse, die unsere Events potentiell beinträchtigen und die ausserhalb unseres Einflussbereiches liegen. Pilotenstreiks oder Vulkanausbrüche, die den gesamten Flugverkehr lahmlegen, um nur zwei Beispiele zu nennen. Das wird sich in Zukunft eher verschärfen. Daher müssen wir heute immer mit einem potentiellen Plan B, C und vielleicht sogar D antreten. Das Gute ist aber, dass auch alle Beteiligten, also auch Teilnehmer, Sponsoren, Dienstleister und Referenten diese Flexibilität mitbringen. Und nur so funktioniert es, wir ziehen ja alle an einem Strang und haben ein gemeinsames Ziel: einen tollen Event!

Die Vor- und Nachteile glaube ich kennen wir inzwischen alle. Einer der größten Unterschiede ist, dass persönliches Networking nicht mit virtuellen Angeboten zu ersetzen ist. Daher bin ich auch der festen Überzeugung, dass Präsenzveranstaltungen bleiben werden. Die Flexibilität, die virtuelle Events bieten, die Zeitersparnis, da es keine Anreise gibt sind natürlich attraktiv. Deshalb wird dieses Format auch nach der Pandemie bestehen bleiben. Es verlangt allerdings von den Teilnehmern große Disziplin. Die Learnings bei virtuellen Events sind meist weniger, da man halt doch schnell die ein oder andere Email beantwortet, die Waschmaschine ausräumt etc. Man ist bei virtuellen Events viel leichter abgelenkt, als wenn man einen ganzen Tag mit voller Konzentration und ohne Ablenkung Vorträge hört, networkt und mit Gleichgesinnten diskutiert.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Wie oben ja schon aufgeführt werden unsere Veranstaltungen auf jeden Fall wieder im Präsenzbetrieb stattfinden. Zusätzlich werden wir aber weiterhin virtuelle Formate im Angebot haben. Auch hybride Formate möchte ich nicht ausschließen, aber da kommt es sehr darauf an, wie sich das Angebot für die Umsetzung entwickelt und welche bezahlbaren Möglichkeiten es geben wird. Hybride Events brauchen top Qualität und die ist nicht günstig zu haben. Nach wie vor ist es eine Herausforderung, das virtuelle Publikum mit dem Live-Publikum erfolgreich zu integrieren und aus zwei getrennten Veranstaltungen, die parallel laufen, eine Veranstaltung mit zwei Formaten zu machen. Daran müssen alle Veranstalter noch arbeiten.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

Ein gutes und vertrauensvolles Verhältnis zu den Menschen, mit denen man zusammenarbeitet (umfasst alle – von Mitarbeiter bis hin zu Dienstleistern, Teilnehmern, Referenten, Sponsoren) ist so wichtig und in Krisenzeiten unbezahlbar.

Markus Hövener, Veranstalter @ BLOO:CON

Dein Event hat während der Pandemie stattgefunden. Inwiefern konnte die digitale Variante den Ausfall der Präsenzveranstaltung kompensieren?

Wir haben unsere Veranstaltung BLOO:CON als rein virtuelle Veranstaltung durchgeführt. Aufgrund der unklaren Situation haben wir uns übrigens auch dafür entschieden, das für die BLOO:CON 2022 (Januar) so zu machen. Die Reichweite war deutlich höher – auch, weil wir die Veranstaltung kostenlos durchgeführt haben, während die stationäre BLOO:CON sonst kostenpflichtig war. Die emotionale Komponente war bei der Online-BLOO:CON aber wahrscheinlich deutlich geringer als bei der stationären Veranstaltung.

Was hast du (als Veranstalter oder Teilnehmer) bei digitalen Events gelernt, das dir zukünftig auch für Präsenzveranstaltungen helfen wird? Was sind für dich die Vor- und Nachteile bei rein digitalen Veranstaltungen?

Rein digitale Veranstaltungen haben für mich den klaren Nachteil, dass man die Aufmerksamkeit nur selten exklusiv hat. Man sitzt im Büro und schaut sich die Veranstaltung an. Dann klingelt das Telefon oder Teams, Slack & Co. brauchen gerade meine Aufmerksamkeit.

Der Vorteil der digitalen Formate ist natürlich das Thema Reichweite – und auch der manchmal geringere planerische Aufwand. Auch können die Kosten und das finanzielle Gesamtrisiko einer Veranstaltung online geringer sein. Das wiegt für mich aber die Nachteile nicht wirklich auf. Dafür schätze ich zu sehr den direkten Kontakt mit Teilnehmern.

Eins habe ich aber gelernt: Online-Formate müssen anders sein, weil die Aufmerksamkeitsspanne geringer ist. Direkt auf den Punkt kommen – das ist sicherlich ein wichtiges Mantra. 45 Minuten Bühnenvortrag kann ich mir gut vorstellen – 45 Minuten online können schnell das Aus bedeuten.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Ganz ehrlich: Ich weiß es nicht. Die Frage ist doch, ob die Besucher wieder zurück in den Saal wollen. Und diese Frage ist für mich noch nicht geklärt. Von daher bin ich auch auf die kommenden Veranstaltungen wie OMT und SEOkomm gespannt.

Wir haben aber auch schon vor der Pandemie digitale Veranstaltungen durchgeführt. Hinsichtlich der Reichweite finde ich die nach wie vor wichtig. Die werden auch immer ein Teil unserer Strategie sein. Wir werden einfach nur schauen müssen, wohin sich die Teilnehmer entwickeln. Wenn alle nur noch vor Bildschirmen hocken möchten (und das meine ich nicht negativ), dann werden wir auch in diese Richtung gehen. Ich hoffe aber, dass wir wieder in die stationäre Richtung zurückgehen.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

In der Pandemie habe ich auf jeden Fall gelernt, wie wichtig die stationären Formate in der Vergangenheit für mich waren – auch und vor allem für das Networking und den Erfahrungsaustausch. Was ich an digitalen Formaten gesehen habe, hat mir persönlich in Bezug auf diese Aspekte oft wenig geholfen. Und: Als Speaker macht es einfach einen Unterschied, ob Du auf der Bühne stehst oder in eine Webcam guckst. Auch das ist mir klar geworden, wie sehr mir die Bühne gefehlt hat.

Ines Eschbacher, Veranstalterin @ ContentDay

Dein Event hat während der Pandemie nicht stattgefunden. Warum hast du dich für eine Absage entschieden?

Der ContentDay fand erst am 9.9.2021 statt – wir haben auf ein hybrides Konferenzmodell gesetzt, dass wir notfalls komplett digital umsetzen konnten.

Was hast du (als Veranstalterin oder Teilnehmerin) bei digitalen Events gelernt, das dir zukünftig auch für Präsenzveranstaltungen helfen wird? Was sind für dich die Vor- und Nachteile bei rein digitalen Veranstaltungen?

Digitale Events bieten sicherlich zahlreiche Vorteile – ein großer Nachteil ist jedoch die persönliche Abwechslung zum Berufsalltag sowie die fehlende Möglichkeit, andere aus der Branche kennenzulernen und sich auszutauschen. Wer vorm Computer sitzt, ist schnell versucht, sich anderen Dingen, wie E-Mails, einem Telefonat oder gar einem Projekt, zu widmen.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Wir werden auch in Zukunft das hybride Modell weiterführen.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

Dass man sich einfach nicht verlassen kann und die Ticketbuchung noch kurzfristiger wird, als früher.

Mario Jung, Veranstalter @ OMT

Dein Event hat während der Pandemie stattgefunden. Inwiefern konnte die digitale Variante den Ausfall der Präsenzveranstaltung kompensieren?

Konnte es das normale Event kompensieren? Nein, auf keinen Fall. Es war aber insgesamt trotzdem eine gelungene Veranstaltung.

Was hast du (als VeranstalterIn oder TeilnehmerIn) bei digitalen Events gelernt, das dir zukünftig auch für Präsenzveranstaltungen helfen wird? Was sind für dich die Vor- und Nachteile bei rein digitalen Veranstaltungen?

Ich habe gelernt, dass es schon Leute gibt, die sich an online gewöhnen und auch dauerhaft online dabei sein wollen. Also macht es wahrscheinlich Sinn, ein hybrides Format anzubieten. Digitale Formate sind ökologischer und benötigen weniger Zeitaufwand. Allerdings ist das Networking schwieriger und wir kämpfen mit einer schlechteren Aufmersamkeitsspanne.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Volle Rückkehr zu Präsenzbetrieb im gleichen Umfang wie vorher, aber ergänzt um ein hybrides Format, um darüber aufgrund unserer Platzbegrenzung wachsen zu können.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

Dass wir lernen sollten, Online-Veranstaltungen nicht mit Offline-Veranstaltungen zu vergleichen.

Julia Bentz, Event Management @ hallo.digital

Dein Event hat während der Pandemie stattgefunden. Inwiefern konnte die digitale Variante den Ausfall der Präsenzveranstaltung kompensieren?

Für uns war direkt von Anfang an klar, dass eine komplette Absage unserer Events nicht in Frage kommt. Wir mussten nur einfach neue Wege finden und uns den gegebenen Möglichkeiten anpassen. Und so entschieden wir uns bereits Mitte März, unsere hallo.digital Convention zwei Monate später, im Mai 2020, rein virtuell zu veranstalten. Natürlich hieß das zunächst, dass wir viel Zeit in die Recherche über virtuelle Eventplattformen sowie der Überarbeitung und Anpassung unseres kompletten Konzepts stecken mussten. Denn ein virtuelles Event ist natürlich viel mehr als das reine Streamen der Präsenzveranstaltung.

Wir entschieden uns für einen kompakten Convention-Tag (statt den ursprünglich geplanten 2 Tagen), für ein lineares Programm auf nur einer Bühne (statt parallelem Programm auf 3 Bühnen) und die komplette Convention kostenlos und damit frei zugänglich für alle zu veranstalten. Durch die virtuelle, kostenfrei Teilnahmemöglichkeit erreichten wir natürlich eine viel größere Reichweite. Plötzlich konnten TeilnehmerInnen aus ganz Deutschland, aber auch Österreich und der Schweiz teilnehmen, ohne lange Anreise, zusätzliche Reisekosten und bürokratische Marathonläufe. Und so konnten wir die Anzahl der Teilnehmenden mit über 600 TeilnehmerInnen im Vergleich zu 2019 mehr als verdoppeln.

Aber der Zeitaufwand bei rein virtuellen Events ist definitiv nicht zu unterschätzen. Natürlich entfällt bei virtuellen Events die Abstimmung mit Locations, Catering und weiteren Dienstleistern. Die Zeit wird jedoch benötigt für die Recherche und Einarbeitung in das jeweilige Tool, die Erstellung von internen Briefings für alle Beteiligten sowie der Sicherstellung der benötigten Infrastruktur, vor allem einer stabilen Internetverbindung mit entsprechenden Fallback-Strategien. Auch die Abstimmungen mit SpeakerInnen, PartnerInnen und allen weiteren Beteiligten wird nach unserer Erfahrung nicht weniger, sondern in manchen Fällen sogar mehr. Gerade wenn sich die SpeakerInnen am Tag des Events digital hinzuschalten und nicht vor Ort im Streamingstudio sein werden, sind detaillierte Briefings und Testläufe direkt in den jeweiligen Tools unverzichtbar.

Was hast du (als Veranstalterin oder Teilnehmerin) bei digitalen Events gelernt, das dir zukünftig auch für Präsenzveranstaltungen helfen wird? Was sind für dich die Vor- und Nachteile bei rein digitalen Veranstaltungen?

Eines unserer größten Learnings ist sicherlich, dass wir auch zukünftig die Interaktion zwischen den TeilnehmerInnen noch mehr in den Fokus stellen werden. Es ist wirklich ungemein spannend, die Dynamik eines Event- oder Bühnenchats zu verfolgen, wenn sich die TeilnehmerInnen untereinander austauschen oder auch direkt auf Fragen von anderen antworten. Parallel zum eigentlichen Programm findet so ein intensiver Austausch statt, der auch virtuellen Events eine ganz besondere Atmosphäre verleihen kann. In Zukunft wollen wir versuchen, sowohl bei Präsenz-, als natürlich besonders bei hybriden Veranstaltungen, diesen Austausch weiter zu fördern, z.B. durch entsprechende Eventapps. Denn sowohl aus Veranstalter- als auch Teilnehmersicht ist die Bedeutung des direkten, persönlichen Austauschs bei Präsenzveranstaltungen noch größer geworden.

Und damit bin ich auch direkt bei dem aus meiner Sicht größten Nachteil virtueller Events: dem fehlenden spontanen Networking und Austausch zwischen den TeilnehmerInnen. Natürlich gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Tools und Dienstleistern, die versuchen, auch virtuelles Networking zu ermöglichen. Allerdings ist das meiner Meinung nach nur schwerlich mit einem zufälligen, situativen Austausch mit dem Sitznachbarn oder an der Bar zu vergleichen.

Aber virtuelle Events bringen auch eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Sowohl für die TeilnehmerInnen als auch SpeakerInnen entfällt die Anreise, was nicht nur finanzielle und ökologische, sondern auch zeitliche Vorteile mit sich bringt und wodurch die Hemmschwelle für eine mögliche Teilnahme geringer wird. TeilnehmerInnen können völlig ortsungebunden, selbst am Morgen des Events noch spontan entscheiden, sich ein Ticket zu kaufen und SpeakerInnen können gar auf mehreren Events an einem Tag auftreten.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Da wir eine Reihe ganz unterschiedlicher Events veranstalten, werden wir auch zukünftig die Vorteile von allen drei Modelle nutzen. Unsere zweimal im Monat stattfindenden, kostenlosen Webinare werden auch in Zukunft rein virtuell stattfinden, um so mit einer großen Reichweite Wissen zu vermitteln. Bei unseren Community-Veranstaltungen, wie beispielsweise unserem monatlich stattfindenden Networking-Event #nmfka, der in den letzten Monaten bereits als hybride Veranstaltung stattgefunden hat und bei dem ganz klar der direkte Austausch im Zentrum steht, könnte auch eine Rückkehr zur reinen Präsenzveranstaltung erfolgen. Aber hier werden wir einfach direkt unsere Community in die Entscheidung mit einbeziehen und sie fragen, ob Interesse an einem hybriden Eventmodell besteht. Unser Hauptevent, die hallo.digital Convention, wird 2022 als hybrides Event stattfinden. Natürlich bedeutet das vor allem auf Veranstalterseite einen deutlichen Mehraufwand, da es weder rein virtuell, noch vollständig vor Ort sein wird und eine hybride Convention komplett neu gedacht werden muss. Wir sind allerdings der Meinung, dass die Vorteile virtueller Events in den letzten 1 ½ Jahren so deutlich geworden sind, dass die Teilnahme aus der Entfernung, ohne weite Anreise und meist doppeltem Zeitaufwand für die TeilnehmerInnen, nicht mehr wegzudenken ist.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

Einfach ausprobieren und machen. Gerade als VeranstalterIn neigt man dazu, alles bis ins kleinste Detail durchzuplanen. Es gibt für alles Benchmarks und HowTo’s, aber Mitte März 2020 standen wir plötzlich (fast) alle vor der gleichen Herausforderung, ohne Blaupause und Gebrauchsanweisung. Wir haben einfach angefangen, recherchiert, ausprobiert und schlussendlich einen für uns guten Weg gefunden, virtuelle Events zu veranstalten. Auch wenn nicht immer alles zu 100 % geklappt hat, es zwischendurch kleine Ruckler gab oder der Moderator 10 Minuten überbrücken musste, weil es technische Probleme auf Seiten der SpeakerIn gab, solange man authentisch und sympathisch ist, verzeihen die TeilnehmerInnen (so gut wie) alles.

David Odenthal, Veranstalter @ konversion.digital Konferenz

Dein Event hat während der Pandemie stattgefunden. Inwiefern konnte die digitale Variante den Ausfall der Präsenzveranstaltung kompensieren?

Digitale Events werden tatsächlich wahrgenommen und die Anmelderaten sind ganz gut. Allerdings sind die Menschen „online“ eher passiv. Daher ersetzt unter keinen Umständen eine Präsenzveranstaltung. Socialising geht halt doch nur offline.

Planst du auch bei einem Wegfall aller Pandemie-Beschränkungen weiter auf digitale oder hybride Veranstaltungsmodelle zu setzen – oder strebst du eine volle Rückkehr in den Präsenzbetrieb an?

Ja – Wir planen die Rückkehr in einen Präsenzbetrieb arbeiten aber auch gleichzeitig an einem hybriden Konzept. Auch hier wollen wir Visionär herangehen. In Zukunft wird es da von uns deutlich mehr geben.

Was war im Veranstaltungsbereich im Zuge der Pandemie dein größtes Learning?

Siehe oben. Die Inaktivität von Online-Nutzern ist nicht zu unterschätzen. Wir sollten mutig sein und die Veranstaltungen unter den entsprechenden Umständen einfach wieder offline durchführen. Die mutigen werden belohnt.

Das ist ein Artikel von

Oliver Engelbrecht

Ich bin bei LEAP/ für Marketing & Communications zuständig und verantworte damit die Lead-Generierung und das Branding der Agentur. Zudem leite ich unser LEAP/ Magazin als Chefredakteur. Zuvor habe ich das SEO-Portal aufgebaut und geleitet.